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PROCEDURA DI RISTRUTTURAZIONE DEI SISTEMI INFORMATIVI |
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STUDIO
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inizia con un’analisi dell’ubicazione dei dati, software in
uso, parco hardware informatico e strumenti utilizzati dalle varie
funzioni per la trasmissione
di quali informazioni. Si individuano eventuali punti critici, colli di
bottiglia, punti strategici dove effettuare i primi interventi urgenti,
dopo si passa a elaborare un programma costo-temporale di interventi
legato al budget aziendale. Le priorità sono stabilite in base a sequenza
logica di intervento e al rapporto costo/beneficio.
INTERVENTO - La sequenza logica è: adeguamento dell’hardware, poi del software, controllo delle licenze, riordino dei dati, cambio di mentalità nella gestione delle informazioni (che comporta corsi interni), realizzazione del portale di informazione aziendale, integrazione con il controllo di gestione e approntamento dei cruscotti riepilogativi. ALCUNI ESEMPI DI INTERVENTO LICENZE: occorre conoscere quali software ne richiedono l’acquisto, nonché le varie scontistiche e formule di vendita. Tutto ciò diventa necessario visti le multe salate e l’aspetto penale del reato. Gli enti che potrebbero effettuare un controllo sono le software-house, che sono dotate strumenti molto efficaci per la ricerca nelle reti, la Finanza, il Nas e la Siae. SICUREZZA: rischiamo di perdere dati per un guasto, un errore umano, un hacker o un virus. Altri aspetti sono spionaggio industriale, dipendenti insoddisfatti, dipendenti che non dovrebbero essere a conoscenza di determinate informazioni e così via. Contro i virus non è sufficiente un buon antivirus che, come un vaccino, è approntabile solo dopo aver scoperto e analizzato la malattia. Hardware e software che garantiscono la sicurezza vanno aggiornati periodicamente per far fronte a nuovi strumenti di hacking e nuovi virus. HARDWARE E SOFTWARE OBSOLETI: (sono sufficienti tre o quattro anni di vita per renderli tali) i PC rispondono lentamente, si bloccano, vanno riavviati e il personale perde tempo: è sufficiente un quarto d’ora al giorno per giustificare l’acquisto di un PC nuovo. Software obsoleto significa anche ricevere da esterni documenti non leggibili. ORGANIZZAZIONE ARCHIVI: Se non si organizza l'archiviazione delle informazioni, si rischia di non trovarle al momento giusto o di dover chiedere aiuto a un collega o di lavorare basandosi su dati provvisori o obsoleti, con tutte le conseguenti perdite di tempo del caso. Può anche succedere che alcune informazioni vengano gestite su cartaceo o in “ambienti” software diversi che non comunicano tra loro o lo fanno parzialmente. E’ come lavorare a compartimenti stagni: si inseriscono i dati comuni più volte e non è possibile mettere in relazione i dati di più ambienti. DATI STORICI: gestire gli archivi storici in maniera opportuna significa poter confrontare l’andamento aziendale passato con il presente, evidenziando lo stato di sviluppo delle varie attività integrando così il controllo gestione. I dati storici non vanno mischiati con quelli in corso per non rallentare le ricerche di informazioni e non creare confusione. PORTALE E CRUSCOTTI: portale di informazione aziendale e cruscotti riepilogativi consentono di vedere con pochi dati significativi qual è l’andamento delle varie attività e permettono di intervenire per tempo in base a un corretto rapporto costi-benefici non influenzato da convinzioni personali. Tener d’occhio produttività, rendimenti ed efficienze è un’attività strettamente legata al controllo gestione che fa a sua volta, ulteriormente contenere i costi. |